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🗄️ Tema 15: Documentos administrativos, registro y archivo, y acceso a los documentos

Cuerpo de Auxiliares de Administración General de la Comunidad de Madrid (C2, acceso libre, Orden 1628/2026) · Bloque I

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Epígrafe oficial (BOCM)

Los documentos administrativos: Concepto, funciones, clasificación y características. Especial referencia al documento electrónico. El registro de documentos: Concepto y funciones. Presentación, recepción, entrada y salida de documentos. El archivo de documentos: Concepto y funciones. Clases de archivo y criterios de ordenación. El acceso a los documentos administrativos: Sus limitaciones y formas de acceso.

Resumen

Un documento, a efectos de la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español (art. 49.1), es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier soporte material, incluidos los informáticos; quedan fuera los ejemplares no originales de ediciones. El RD 1708/2011 (art. 2.2.b) habla de «documento de archivo»: un ejemplar en cualquier soporte que da testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas. En el procedimiento administrativo, la Ley 39/2015 llama documentos públicos administrativos a los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones, que se emiten por escrito y por medios electrónicos salvo que su naturaleza exija otra forma (art. 26.1). Para ser válido, el documento electrónico debe tener formato identificable, datos de identificación, referencia temporal, metadatos mínimos y las firmas electrónicas que correspondan (art. 26.2). No necesitan firma los meramente informativos ni los que no forman parte de un expediente (art. 26.3).

No todo documento es patrimonio histórico, pero los públicos sí: el Patrimonio Documental incluye los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos por cualquier organismo o entidad pública (art. 49.2 de la Ley 16/1985). Los de las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y los de las entidades culturales y educativas privadas entran a partir de cuarenta años de antigüedad (art. 49.3), y los de las demás entidades particulares y personas físicas, a partir de cien años (art. 49.4). Las copias auténticas, que pueden ser electrónicas o en papel, tienen la misma validez y eficacia que los originales (art. 27.2 de la Ley 39/2015). Si un interesado pide copia auténtica de un documento público administrativo, hay que expedirla en quince días, salvo las excepciones derivadas de la Ley 19/2013 (art. 27.4). El interesado tiene derecho a no aportar documentos que ya estén en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración (art. 28.2).

El registro es la puerta de entrada y salida de los documentos. Cada Administración tiene un Registro Electrónico General donde se asienta todo documento presentado o recibido en cualquiera de sus órganos y organismos; también se pueden anotar las salidas de documentos oficiales (art. 16.1 de la Ley 39/2015). Los asientos se anotan por orden temporal de recepción o salida, con la fecha del día, y después los documentos se envían sin dilación a su destinatario (art. 16.2). Cada asiento recoge número, epígrafe que expresa su naturaleza, fecha y hora, interesado, órgano remitente y destinatario, y en su caso una referencia al contenido. El registro emite automáticamente un recibo, que es una copia autenticada del documento con la fecha, la hora y el número de entrada (art. 16.3).

Los documentos pueden presentarse en el registro electrónico de cualquier Administración, en Correos, en las representaciones diplomáticas y oficinas consulares, en las oficinas de asistencia en materia de registros y en cualquier otro lugar que establezcan las normas (art. 16.4). Todos los registros deben ser interoperables, y en la práctica se interconectan a través del Sistema de Interconexión de Registros, el SIR (art. 60 del RD 203/2021). Si los documentos se entregan en papel, la oficina de asistencia los digitaliza y devuelve los originales (art. 16.5 de la Ley 39/2015). Si no puede devolverlos en ese momento, los guarda seis meses para que el interesado los recoja (art. 53.1 del RD 203/2021). Las oficinas de asistencia tienen naturaleza de órgano administrativo (art. 40.1 del RD 203/2021). Además de registrar, expiden copias auténticas electrónicas y dan el recibo que acredita la fecha y la hora de presentación (art. 40.3).

El archivo es, según el art. 59.1 de la Ley 16/1985, el conjunto orgánico de documentos reunidos por personas jurídicas públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades. Esos documentos sirven a la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. La palabra designa también la institución cultural que los reúne, conserva, ordena y difunde. Las funciones del archivo están en el RD 1708/2011 (art. 14): garantizar el acceso de los ciudadanos, facilitar a las unidades productoras sus propios documentos, darles el tratamiento archivístico adecuado, aplicar los calendarios de conservación y garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos electrónicos. En formato electrónico, cada Administración mantiene un archivo electrónico único con los documentos de procedimientos finalizados (art. 17.1 de la Ley 39/2015). Esos documentos deben conservarse en formatos que garanticen su autenticidad, integridad y consulta futura, y su eliminación debe autorizarse (art. 17.2). En la AGE, los plazos de acceso los fija la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (art. 55.2 del RD 203/2021).

Las clases de archivo siguen el ciclo vital de los documentos: las fases por las que atraviesan desde que se producen hasta su definitiva eliminación o conservación permanente. En la Comunidad de Madrid lo regula la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos (art. 3.1.d), que derogó la Ley 4/1993. Los archivos públicos se organizan en archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos (art. 8.1). 1) El archivo de gestión custodia los documentos en tramitación o de consulta continua (art. 9.1). 2) El archivo central gestiona lo que le transfieren los archivos de gestión (art. 10.1). 3) El archivo intermedio custodia de forma centralizada lo que ya solo se consulta de forma esporádica (art. 11.1). 4) El archivo histórico conserva y difunde lo que tiene valor histórico o informativo permanente (art. 12.1). Si no hay Tabla de Valoración, los plazos son 5 años en el de gestión (desde el final de la tramitación), 10 en el central y 15 en el intermedio (desde su ingreso) (art. 51.2). La transferencia es un procedimiento administrativo especial (art. 51.1), y la eliminación solo cabe con Tablas de Valoración dictaminadas por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos (art. 55.2), cuyos dictámenes son preceptivos y vinculantes (art. 56.1). Sin Tabla de Valoración, las exclusiones al acceso desaparecen a los treinta años (art. 64.4). En la Administración del Estado la clasificación equivalente está en el RD 1708/2011: archivos de oficina o de gestión, centrales de cada Ministerio, el Archivo General de la Administración como intermedio y el Archivo Histórico Nacional como histórico (arts. 8 a 12).

Para los criterios de ordenación hay que acudir al Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura. Organizar un fondo tiene dos etapas: primero se clasifica, es decir, se establecen las categorías y grupos que reflejan la estructura del fondo, y después se ordena. Ordenar es establecer, dentro de esas categorías, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas. La foliación, que consiste en numerar correlativamente los folios de cada unidad documental, forma parte de los trabajos de ordenación. Una vez fijada esa ordenación intelectual, la ordenación física, dentro del acondicionamiento, la refleja en las unidades documentales y de instalación (voz ORDENACIÓN FÍSICA).

Claves para el examen

💡 Truco

El ciclo vital se recuerda como «Go-Ce-In-Hi» y, en Madrid, con la cuenta «5-10-15» de la Ley 6/2023: cinco años en Gestión, diez en el Central, quince en el Intermedio y luego al Histórico. Las antigüedades del Patrimonio Documental Español, de más a menos pública: lo público, siempre; lo político, sindical o religioso (y lo cultural o educativo privado), a los 40 años; los particulares, a los 100. Y el «25/50» de los datos personales: 25 años desde la muerte o 50 desde la fecha del documento.

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