🗄️ Tema 22: El archivo: concepto, tipos, organización y acceso

Auxiliar Administrativo/a de la Diputación Provincial de Cádiz (C2, oposición libre) · Bloque B

Resumen

Concepto. En Andalucía rige la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía. Para ella, archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas, y también la unidad administrativa o institución que los custodia, conserva, organiza y difunde para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura (arts. 2.d y 33). La Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español da una definición parecida (art. 59.1). Documento es toda información producida como testimonio de los actos, recogida en un soporte, cualquiera que sea su forma o tecnología; se excluyen las publicaciones que no formen parte de un expediente (art. 8). Los documentos de las entidades locales, y por tanto los de la Diputación de Cádiz, son de titularidad pública (art. 9.2.f); si forman parte del Patrimonio Documental son inalienables, imprescriptibles e inembargables (art. 10) y deben ser auténticos, fiables, íntegros, disponibles y contextualizados (art. 11).

Tipos de archivos. Según quién es su titular, los archivos son públicos (custodian y sirven documentos de entidades públicas y tienen a su cargo la gestión documental) o privados (arts. 34 y 35). Según el ciclo vital: archivo de oficina (los documentos de una unidad administrativa mientras se tramitan), archivo central (gestiona los documentos que le transfieren las unidades hasta su paso al intermedio), archivo intermedio (los gestiona hasta su eliminación o su paso al histórico) y archivo histórico (custodia lo calificado de conservación permanente) (art. 2.g-j). El Sistema Archivístico de Andalucía clasifica sus archivos por titularidad y gestión: de la Junta, de las entidades locales, de las universidades y otros integrados (art. 40). Cada entidad local tiene su propia red de archivos, que incluye los de sus entes dependientes; los de las diputaciones y los de municipios de más de 15.000 habitantes deben estar a cargo de personal cualificado, y las entidades locales pueden mancomunarse para este servicio (art. 49).

Organización del archivo. La gestión documental es el conjunto de funciones y procesos reglados, transversales, aplicados a lo largo del ciclo vital del documento (art. 53), y la integran la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio (art. 54). Se rige por el respeto al origen y al orden natural de los documentos (art. 4.3). Los archivos de oficina se organizan según las directrices técnicas del archivo que recibirá sus documentos (art. 38.3). El ciclo vital son las etapas del documento desde que se produce hasta su eliminación o conservación permanente, y el calendario de conservación fija cuánto permanece en cada fase (RD 1708/2011, art. 2.2).

El proceso de archivo. El documento nace y se tramita en la oficina; los archivos de oficina lo custodian hasta transferirlo según los plazos de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, si no hay plazo, al año de finalizar el procedimiento (art. 38.2); en la tramitación electrónica, el propio sistema de tramitación hace de archivo de oficina (38.4). Después pasa al archivo central, al intermedio y, si se califica de conservación permanente, al histórico. Las transferencias van identificadas e inventariadas y con acta (art. 13.3). Quien cesa en un cargo entrega los documentos a quien le sucede o al archivo (art. 12.3). El préstamo administrativo no se considera salida del documento (art. 12.2). La eliminación debe autorizarla la Administración competente y nunca puede hacerse mientras subsista el valor probatorio (Ley 16/1985, art. 55).

Normas de acceso. El acceso a los documentos de titularidad pública se rige por la Constitución, la Ley 19/2013 de transparencia, la Ley 1/2014 de Transparencia Pública de Andalucía y la Ley 7/2011 (art. 61), y solo puede restringirse o denegarse por los límites y causas de inadmisión de esas leyes de transparencia (art. 62.1). Además, el acceso material puede negarse por el mal estado de conservación (con una reproducción veraz) y se niega la consulta de originales a los condenados por delitos contra el Patrimonio Documental (art. 62.2-3). Los responsables de archivo pueden autenticar copias y emitir certificaciones (art. 63.2) y cada archivo ofrece instrumentos de descripción y asesoramiento (art. 64). Quien pide información pública no tiene que motivar su solicitud (art. 17.3 Ley 19/2013), y la Ley 39/2015 reconoce el derecho de acceso a archivos y registros (art. 13.d). La Ley 16/1985 protege los datos que afecten a la intimidad durante 25 años desde la muerte o 50 desde la fecha del documento (art. 57.1.c).

El archivo de los documentos administrativos. Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos de los procedimientos finalizados (art. 17.1 Ley 39/2015). Los documentos se conservan en un formato que garantice su autenticidad, integridad y conservación y su consulta en el futuro; su eliminación debe autorizarse conforme a la normativa, y los soportes deben cumplir el Esquema Nacional de Seguridad (art. 17.2-3). El expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución, más las diligencias para ejecutarla (art. 70.1); no forman parte de él las notas, borradores, opiniones e informes internos (art. 70.4).

Claves para el examen

• Ley 7/2011 de Andalucía: archivo = conjunto orgánico de documentos + institución que los custodia (arts. 2.d y 33).
• Fines del archivo: gestión administrativa, información, investigación y cultura.
• Documento: información en cualquier soporte como testimonio de actos; se excluyen las publicaciones que no formen parte de un expediente (art. 8).
• Documentos de las entidades locales = de titularidad pública (art. 9.2.f); los del Patrimonio, inalienables, imprescriptibles e inembargables (art. 10).
• Ciclo vital: oficina → central → intermedio → histórico (art. 2.g-j).
• Clasificación andaluza por titularidad y gestión: Junta, entidades locales, universidades, otros (art. 40).
• Cada entidad local tiene su red de archivos; las Diputaciones deben contar con personal cualificado (art. 49).
• Gestión documental: identificación, valoración, organización, descripción, conservación, custodia, acceso y servicio (art. 54).
• Transferencia desde la oficina: plazos de la Comisión o, en su defecto, al año de acabar el procedimiento (art. 38.2).
• La eliminación se autoriza, y nunca mientras haya valor probatorio (Ley 16/1985, art. 55).
• Acceso: solo lo limitan las leyes de transparencia; no hace falta motivar (art. 62.1 Ley 7/2011; art. 17.3 Ley 19/2013).
• Datos íntimos: 25 años desde la muerte o 50 desde la fecha del documento (Ley 16/1985, art. 57.1.c).
• Archivo electrónico único para los procedimientos finalizados (art. 17.1 Ley 39/2015).

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• Oposición C2 AGE (Bloque 2) - Tema 3: Documento, registro y archivo. Clases y ordenación (Lo básico)

📚 Temario: leyes y documentos oficiales

• BOE-A-2011-18654 Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (texto consolidado)
• BOE-A-1985-12534 Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (texto consolidado): arts. 49, 55, 57 y 59
• BOE-A-2015-10565 Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado): arts. 13, 17 y 70
• BOE-A-2013-12887 Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (texto consolidado): arts. 13 y 17
• BOE-A-2011-18541 Real Decreto 1708/2011, Sistema Español de Archivos (texto consolidado): arts. 2 y 8

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