📊 Tema 18: Excel (Microsoft 365): fórmulas, funciones, tablas dinámicas y gráficos

Cuerpo de Auxiliares de Administración General de la Comunidad de Madrid (C2, acceso libre, Orden 1628/2026) · Bloque II

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Epígrafe oficial (BOCM)

Hojas de cálculo: Excel. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Tablas dinámicas. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.

Resumen

Excel es la hoja de cálculo de Microsoft 365. Un archivo de Excel es un libro, que contiene hojas de cálculo; cada hoja es una cuadrícula de filas (numeradas) y columnas (con letras) cuyo cruce es la celda (A1, B2...). Según la página oficial «Especificaciones y límites de Excel», una hoja tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, una celda admite hasta 32.767 caracteres, el ancho de columna llega a 255 caracteres y el alto de fila a 409 puntos; el número de hojas de un libro está limitado solo por la memoria disponible y un libro nuevo trae 1 hoja (https://support.microsoft.com/es-es/excel/excel-specifications-and-limits).

Las hojas se insertan con el icono «Nueva hoja» (+) de la parte inferior del libro o con Inicio > Insertar > Insertar hoja, y también con Mayús+F11. Por defecto se llaman Hoja1, Hoja2..., y se renombran con doble clic en la pestaña o con el botón derecho > Cambiar nombre. Un nombre de hoja no puede contener / \ ? * : [ ], no puede empezar ni terminar con apóstrofo y no puede ser «Historial» (https://support.microsoft.com/es-es/excel/get-started/insert-or-delete-a-worksheet; https://support.microsoft.com/es-es/excel/rename-a-worksheet). La configuración para imprimir está en la pestaña Diseño de página, grupo Configurar página: ahí se define el Área de impresión y los Títulos de impresión, que repiten filas en el extremo superior (por ejemplo $1:$1) o columnas a la izquierda en cada página (https://support.microsoft.com/es-es/excel/set-or-clear-a-print-area-on-a-worksheet; https://support.microsoft.com/es-es/excel/print-rows-with-column-headers-on-top-of-every-page).

Introducción y edición de datos: F2 edita la celda activa con el punto de inserción al final; Alt+Entrar empieza una nueva línea dentro de la misma celda; Ctrl+; inserta la fecha actual y Ctrl+Mayús+: la hora; Ctrl+1 abre Formato de celdas; en la versión española, Ctrl+N es negrita, Ctrl+K cursiva y Ctrl+S subrayado (o Ctrl+2, 3 y 4). El controlador de relleno (Autorrellenar) continúa series: si se escriben 1 y 2 y se arrastra, sigue 3, 4, 5...; si solo se escribe 2, repite 2, 2, 2 (https://support.microsoft.com/es-es/accessibility/excel/keyboard-shortcuts-in-excel; https://support.microsoft.com/es-es/excel/get-started/fill-data-automatically-in-worksheet-cells).

Fórmulas y funciones: toda fórmula empieza por «=». Operadores aritméticos + - * / % ^; de comparación = > < >= <= <>; de texto & (concatena); de referencia «:» (rango). Prioridad: referencia, negación, %, ^, * y /, + y -, &, comparación; por eso =5+2*3 da 11 y =(5+2)*3 da 21. Las referencias son relativas por defecto (A1 cambia al copiar), absolutas con $ ($A$1 no cambia) o mixtas (A$1, $A1); F4 recorre los tipos. Si se divide por cero o por una celda vacía aparece #¡DIV/0!, que puede evitarse con SI o SI.ERROR (https://support.microsoft.com/es-es/excel/calculation-operators-and-precedence-in-excel; https://support.microsoft.com/es-es/excel/switch-between-relative-absolute-and-mixed-references; https://support.microsoft.com/es-es/excel/how-to-correct-a-div-0-error).

Funciones clave, con el «;» de la configuración española: SUMA(número1; [número2]; ...); PROMEDIO (media aritmética: ignora texto y celdas vacías, pero cuenta los ceros); CONTAR (solo celdas con números); CONTARA (celdas no vacías, incluidos texto y errores); SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso]); CONTAR.SI(rango; criterios), p. ej. =CONTAR.SI(B2:B5;">55"); SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]); BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado]), que busca en la primera columna y, si se omite «ordenado», hace coincidencia aproximada; y BUSCARX(valor_buscado; matriz_buscada; matriz_devuelta; [si_no_se_encuentra]; [modo_de_coincidencia]; [modo_de_búsqueda]), que por defecto busca coincidencia exacta y devuelve #N/A si no encuentra nada. Límites: 255 argumentos por función, 64 niveles de anidamiento y 8.192 caracteres por fórmula (páginas de cada función en support.microsoft.com/es-es/excel/functions/ y página de límites).

Gráficos: Alt+F1 crea un gráfico incrustado con los datos del rango actual y F11 lo crea en una hoja de gráfico distinta. Los de columnas muestran normalmente las categorías en el eje horizontal y los valores en el vertical; el circular muestra cada valor como parte de un total y conviene con una sola serie, sin negativos y con no más de siete categorías; el de dispersión (XY) compara pares de valores; el de cotizaciones muestra máximos, mínimos y cierre; el histograma muestra frecuencias; el de cascada, un total acumulado que suma y resta valores (https://support.microsoft.com/es-es/excel/available-chart-types-in-office).

Gestión de datos y entorno: en la pestaña Datos están Ordenar y filtrar (de la A a la Z, de menor a mayor, por varias columnas, Autofiltro) y Validación de datos, que restringe lo que se escribe (por ejemplo, una Lista desplegable) y cuya alerta de error con estilo Detener obliga a corregir; Insertar > Tabla dinámica resume datos (los campos numéricos van a Valores y se suman; el texto se cuenta); Ctrl+L o Ctrl+T crea una tabla de Excel con fila de encabezado y filtros; el formato condicional está en Inicio > Estilos; Vista > Inmovilizar paneles fija filas y columnas. Para personalizar el entorno, la barra de herramientas de acceso rápido puede colocarse encima de la cinta (en la barra de título) o debajo de ella, y se cambia desde su menú con «Mostrar debajo/encima de la cinta de opciones»; las personalizaciones de la cinta solo se aplican al programa de Office en que se hacen (https://support.microsoft.com/es-es/excel/sort-data-in-a-range-or-table-in-excel; https://support.microsoft.com/es-es/excel/get-started/apply-data-validation-to-cells; https://support.microsoft.com/es-es/excel/get-started/create-a-pivottable-to-analyze-worksheet-data; https://support.microsoft.com/es-es/office/customize-the-quick-access-toolbar; https://support.microsoft.com/es-es/office/foundations-experiences/customize-the-ribbon-in-office).

Claves para el examen

Hoja: 1.048.576 filas por 16.384 columnas; celda: hasta 32.767 caracteres.
Ancho de columna máximo 255 caracteres; alto de fila 409 puntos; zoom del 10 % al 400 %.
Hojas por libro: limitadas por la memoria; un libro nuevo trae 1 hoja.
Fórmulas: 8.192 caracteres; 255 argumentos por función; 64 niveles de funciones anidadas; 100 niveles de deshacer; precisión de 15 dígitos.
F2 editar celda · F4 alterna referencias relativas/absolutas · Mayús+F3 Insertar función · F9 calcular · F7 ortografía.
Alt+F1 gráfico incrustado · F11 gráfico en hoja aparte · Mayús+F11 hoja nueva · Ctrl+L o Ctrl+T crear tabla.
Ctrl+; fecha actual · Ctrl+Mayús+: hora actual · Alt+= Suma · Alt+Entrar nueva línea en la celda · Ctrl+1 Formato de celdas.
Versión española: Ctrl+N negrita, Ctrl+K cursiva, Ctrl+S subrayado; Ctrl+9 oculta filas y Ctrl+0 columnas.
Prioridad: referencia > negación > % > ^ > * / > + - > & > comparación. =5+2*3 → 11.
$A$1 absoluta, A$1 y $A1 mixtas, A1 relativa; copiar A$1 dos abajo y dos a la derecha da C$1.
BUSCARX: exacta por defecto y #N/A si no encuentra; BUSCARV: busca en la 1.ª columna y sin 4.º argumento hace coincidencia aproximada.
CONTAR cuenta números; CONTARA, celdas no vacías; PROMEDIO ignora vacías pero no los ceros.
Validación de datos (pestaña Datos): estilos de alerta Detener (obliga a corregir) y Advertencia (pregunta Sí/No).
Nombre de hoja: sin / \ ? * : [ ], sin apóstrofo al principio o al final y nunca «Historial».

💡 Truco

Los cuatro límites de cálculo de menor a mayor: 64 (funciones anidadas), 255 (argumentos), 8.192 (caracteres de una fórmula) y 32.767 (caracteres de una celda). Y para los gráficos: «Alt+F1, aquí mismo; F11, a otra hoja».

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