💻 Tema 24: Ofimática: procesador de textos, hoja de cálculo, redes, internet y correo electrónico

Auxiliar Administrativo/a de la Diputación Provincial de Cádiz (C2, oposición libre) · Bloque B

Epígrafe oficial (BOP)

Sistemas ofimáticos. Procesadores de Texto. Hojas de cálculo: principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Otras aplicaciones ofimáticas. Redes de comunicaciones e internet. El correo electrónico: conceptos elementales y funcionamiento.

Resumen

Un sistema ofimático es el conjunto de programas que se usan en una oficina para crear, guardar, imprimir y compartir documentos: procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, bases de datos y correo electrónico. Las bases de la Diputación de Cádiz no fijan programa ni versión, así que en este tema se toma como referencia la suite de escritorio de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint y Outlook) y lo que dice su ayuda oficial, sin entrar en funciones exclusivas de la última versión. Word, Excel y PowerPoint comparten la cinta de opciones (pestañas con grupos de comandos), la pestaña Archivo o vista Backstage y la barra de herramientas de acceso rápido, y guardan por defecto en los formatos Open XML, que son paquetes comprimidos con zip.

El procesador de textos (Word) guarda por defecto en .docx; las plantillas son .dotx y las versiones con macros llevan «m» (.docm, .dotm). El Autoguardado está activo por defecto cuando el archivo está en OneDrive o SharePoint Online. Para estructurar documentos se usan los estilos de título, que alimentan la tabla de contenido automática (pestaña Referencias), los saltos de página (Ctrl+Entrar) y de sección (Página siguiente, Continuo, Página par, Página impar), las notas al pie y al final, el control de cambios (eliminaciones tachadas y adiciones subrayadas) y la protección con Restringir edición. Atajos clásicos: F7 abre el Editor de ortografía y gramática y Ctrl+H, el cuadro Reemplazar.

La hoja de cálculo (Excel) trabaja con libros (archivos .xlsx) que contienen hojas; un libro nuevo trae una hoja y el número de hojas solo lo limita la memoria disponible. Cada hoja tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, y el cruce de fila y columna es la celda (A1, B2...), que admite hasta 32.767 caracteres. Las fórmulas empiezan por el signo igual, respetan la prioridad de operadores (la multiplicación antes que la suma) y usan referencias relativas (B4), absolutas ($B$4) o mixtas (A$1), que se alternan con F4. Entre las funciones básicas están SUMA (Alt+=), SI, CONTAR, CONTARA y CONTAR.SI; errores típicos son #¡DIV/0! (división entre cero o entre una celda vacía) y #### (columna demasiado estrecha).

Otras aplicaciones ofimáticas: el programa de presentaciones (PowerPoint) guarda en .pptx, sus plantillas son .potx y la «presentación con diapositivas» es .ppsx; durante la exposición, F5 empieza desde el principio, Mayús+F5 desde la diapositiva actual y Esc la termina. Otras aplicaciones ofimáticas son las bases de datos (como Access) y el gestor de correo, calendario y contactos (Outlook).

Redes de comunicaciones e Internet: Internet es una red de redes que funciona con la familia de protocolos TCP/IP. IP (RFC 791) lleva datagramas entre redes con direcciones de 32 bits en IPv4, que IPv6 (RFC 8200) amplía a 128 bits. TCP ofrece un servicio fiable y ordenado, mientras que UDP no garantiza la entrega. El DNS traduce nombres a direcciones (el registro MX indica el servidor de correo de un dominio), DHCP asigna automáticamente direcciones a los equipos, y la Web usa HTTP y HTTPS (puerto 443 por defecto). Una URL es una URI que, además de identificar un recurso, permite localizarlo.

El correo electrónico se transfiere entre servidores con SMTP, y el usuario recoge su correo del buzón con POP3, que normalmente lo descarga, o con IMAP, que lo gestiona en el servidor. En un mensaje, los destinatarios de Para y CC se ven entre sí y los de CCO no los ven los demás destinatarios (solo el remitente); Responder a todos llega al remitente y a los de Para y CC; al responder no se incluyen los adjuntos y al reenviar sí, y el asunto de una respuesta empieza por «RE:». Outlook bloquea adjuntos peligrosos como los .exe y permite pedir confirmación de entrega y de lectura; y hay que desconfiar del phishing, el correo que suplanta a una entidad para robar datos.

Claves para el examen

Formatos Open XML: Word .docx, Excel .xlsx, PowerPoint .pptx; con macros, «m» (.docm, .xlsm, .pptm).
Los .docx, .xlsx y .pptx son paquetes comprimidos con zip.
Word: Ctrl+Entrar, salto de página; F7, ortografía; Ctrl+H, Reemplazar; la tabla de contenido está en Referencias.
Salto de sección Continuo: nueva sección en la misma página (útil para cambiar el número de columnas).
Excel: 1.048.576 filas × 16.384 columnas; 32.767 caracteres por celda; un libro nuevo trae 1 hoja.
F4 alterna referencias relativas, absolutas y mixtas; Alt+= inserta SUMA; Ctrl+; la fecha actual.
=5+2*3 da 11: la multiplicación va antes que la suma.
#¡DIV/0!: división entre cero o celda vacía; ####: columna demasiado estrecha.
PowerPoint: F5 desde el principio, Mayús+F5 desde la diapositiva actual, Esc termina.
IPv4, 32 bits; IPv6, 128 bits; TCP fiable y ordenado; UDP sin garantía de entrega.
DNS traduce nombres (MX = correo); DHCP asigna direcciones IP; HTTPS usa el puerto 443.
SMTP transfiere el correo; POP3 lo recupera del buzón; IMAP lo gestiona en el servidor.
CCO: los demás destinatarios no ven a ese destinatario; Responder a todos va a Para y CC; reenviar sí lleva los adjuntos.

💡 Truco

Para las extensiones: «X sin macros, M con macros», y DOC/XLS/PPT es el documento mientras que DOT/XLT/POT es la plan(T)illa (.docx-.dotx, .xlsx-.xltx, .pptx-.potx). Para el correo: «SMTP lo Sube, POP se lo lleva, IMAP lo deja en el servidor».

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